Evenemangsguide

Evenemang av olika slag, bidrar till platsens attraktivitet och berikar utbudet.
Vi har här samlat praktisk information i en enkel evenemangsguide för att underlätta för dig att skapa ett välplanerat evenemang, antingen du är ny eller erfaren arrangör.

Välj dag
Innan du bokar en lämplig plats och börjar planera ditt evenemang är det bra att ta reda på om det är andra liknande evenemang på gång samtidigt. Undvik att evenemang krockar genom att titta i evenemangskalendrar och kontakta Vadstena Turistbyrå samt eventuellt berört intresseförbund eller paraplyorganisation (idrott, kultur, osv.)

Välj plats
I Vadstena kommun finns ett antal lokaler samt utomhusytor lämpliga för evenemang av olika slag. Här finns exempelvis flera konferensanläggningar, privatägda lokaler, ett slott, kyrkor, idrottsarenor och underbara utomhusmiljöer.

Ta kontakt med berörd fastighetsägare i god tid och tänk på att under högsäsong har Vadstena god logibeläggning. Evenemang på offentlig plats kräver polistillstånd.

Tillstånd och säkerhet
Ansök om de tillstånd du behöver i god tid. Offentlig tillställning, nyttjande av offentlig plats samt tillstånd för fyrverkeri och scenpyroteknik söks hos Polisen som sedan i sin tur skickar handlingarna vidare. Tillståndet syftar till ett säkrare evenemang.

Tält i flera dagar kräver bygglov. Avstängning av gata eller trottoar kräver tillstånd av kommunen, detsamma gäller tillfällig servering av alkohol eller mat samt skyltning. Musik kräver ofta tillstånd från STIM och SAMI. På kommunens hemsida finns länkar och mer info.

Idrottstävlingar söker vid behov sanktion hos sitt förbund. Svenskidrott har tagit fram många bra verktyg för arrangörer. Länsstyrelsen ger tillstånd till tävling med fordon på väg, matcher i kampsport samt bingo och lotteri.

Ekonomi
Ett evenemang som bär sina egna kostnader har bäst förutsättningar i längden. Med en noggrann planering av kostnader i förhållande till intäkter kommer man långt. Intäkterna kan bestå av biljettförsäljning, deltagaravgifter, merförsäljning, olika samarbeten eller sponsring.

Vadstena kommun erbjuder föreningar arrangemangsbidrag som kan sökas för enstaka eller flera arrangemang/projekt. Bidraget kan sökas i förskott vid fyra tillfällen under året. Läs mer på kommunens hemsida.
Ett nära samarbete med ett studieförbund kan också vara ett stöd på olika sätt.

Marknadsföring
Direkt kommunikation med evenemangets målgrupp är effektivast, välj därför era försäljningskanaler med omsorg. Mer allmän information kan också vara bra för att säkerställa det lokala engagemanget, via exempelvis press och självklart sociala medier. Affischering och skyltning kan kräva tillstånd av kommunen.

Lokalt finns huvudsakligen tre evenemangskalendrar och vi rekommenderar att alla används: Visit Östergötlands På Gång som syns på Vadstena.se och Östgötamedias Östergötland Events samt lokala Upplev Vadstenas Upplevvadstena.se.

Genomförande och uppföljning
Varmt lycka till med ert evenemang i Vadstena kommun!
Utvärdera och kommunicera vad ni uppnått, då blir det så mycket enklare att komma igen med ett ännu bättre resultat.

Om du behöver ytterligare vägledning, kontakta gärna oss!

Kommentera